REVU EXPERTS VIETNAM

Đơn giản hóa việc quản lý tài liệu bằng tính năng Set trong Revu

Liên tục sắp xếp và theo dõi khối lượng lớn tài liệu xây dựng số có thể là một thách thức, đó là lý do tại sao công cụ Set (thiết lập) trong Bluebeam Revu là vô giá đối với các nhà xây dựng.

Số hóa các bản vẽ PDF và chia sẻ chúng để xem xét và đánh dấu thông qua điện toán đám mây giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các chuyên gia trong ngành kiến ​​trúc, kỹ thuật và xây dựng (AEC). Nhưng liên tục tổ chức và theo dõi khối lượng khổng lồ các tệp và thư mục được tạo ra hàng ngày là một thách thức.

Khi các lãnh đạo nhóm hoặc người quản lý dự án cần bộ bản vẽ phù hợp trong tay một cách nhanh chóng và có tổ chức, điều đó có thể yêu cầu chọn qua hàng trăm bản vẽ trong hàng chục thư mục và sắp xếp hoặc gắn thẻ các tệp đó vào một thư mục hoàn toàn mới — thư mục này vẫn có thể được thay thế vào tuần tới. Và nếu bất kỳ ai sai sót trong việc cập nhật bản vẽ hoặc thư mục, điều đó có thể gây tốn thời gian để tìm ra và sửa chữa.

Deepak Maini, quản lý kỹ thuật quốc gia tại Cadgroup Australia, là chuyên gia về Bluebeam Revu, đồng thời là người ủng hộ mạnh mẽ việc sử dụng Set.

Maini mô tả Set là “một bộ sưu tập gồm nhiều tệp PDF, được sắp xếp, phân loại và hiển thị trong một chế độ xem duy nhất”. Ông tiếp tục: “Vì vậy, tất cả các tệp PDF có thể được đặt trong các thư mục riêng biệt, nhưng tính năng Set cho phép tài liệu được hiển thị dưới dạng một tài liệu duy nhất theo một thứ tự sắp xếp cụ thể. Đó là cách hiệu quả nhất để làm việc với các bản vẽ không thể hợp nhất vì chữ ký số hoặc các lý do bảo mật PDF khác.”

Nghĩ xem có bao nhiêu tệp tin cho các bản vẽ đi vào một dự án; bạn có thể sẽ nghĩ ngay đến nhóm cơ cấu, nhóm dịch vụ và nhóm kiến ​​trúc — nhưng điều đó đang bỏ qua chất lượng và an toàn, kiểm tra, cộng tác BIM, quản lý tài liệu và nhiều nhóm khác cần truy cập hoặc cung cấp bản vẽ.

Điều bắt buộc là mọi nhóm phải rõ ràng về bản vẽ và tệp nào được cập nhật nhiều nhất khi mình cần chúng mà không cần nhóm nào cũng phải liên tục theo dõi các thay đổi và sửa đổi cho mọi tài liệu.

Tính năng Set sắp xếp các tệp hợp lí

Set trong Revu cung cấp một giải pháp đơn giản cho thách thức này, loại bỏ nhu cầu liên tục tạo các thư mục mới để sắp xếp các tệp — hoặc nhấp chuột liên tục có thể kiểm tra xem tệp nào được cập nhật trên các thư mục khác nhau.

Set cho phép người dùng nhanh chóng thêm và sắp xếp các tệp PDF theo cả hai hạng mục đặt trước như kiến trúc, kỹ thuật cơ khí, hệ thống cung cấp nước (MEP) và các danh mục khác, cũng như tạo các danh mục tùy chỉnh.

Các tệp riêng lẻ hoặc toàn bộ thư mục có thể được thêm vào, cũng như các tệp không thể được hợp nhất do chữ ký số hoặc bảo mật PDF, vì người dùng không thực sự hợp nhất các tệp PDF thành một tệp mới. Mỗi bản vẽ vẫn nằm trong thư mục gốc của nó, nhưng chức năng Set cho phép người dùng xem tệp hoặc thực hiện thay đổi (tùy thuộc vào quyền) mà không cần tạo thêm bất kỳ cơ sở hạ tầng thông tin nào.

Nói một cách đơn giản, người dùng có thể xem hoặc thay đổi các tệp trên nhiều thư mục từ một cột hoặc cửa sổ và không phải tìm, kéo và sắp xếp các bản vẽ vào các thư mục mới.

Người dùng có thể sử dụng Set để thêm từng tệp, toàn bộ thư mục hoặc thư mục với các tiêu đề con đã chọn.

Sử dụng tính năng Set rất đơn giản

Để sử dụng Set trong Revu, hãy mở chức năng Set, chọn New Set để tạo Set mới. Thêm từng tệp, rồi chọn từ menu tùy chọn theo cách người dùng muốn các tệp của mình được tổ chức dưới dạng hình thu nhỏ — theo tên tệp hoặc bản xem trước mà người dùng có thể thay đổi tùy chọn này bất cứ lúc nào.

Tiếp theo, chọn danh mục chứa tệp của mình; các danh mục tích hợp sẵn bao gồm chung, dân dụng, cảnh quan, kết cấu và những danh mục khác phổ biến cho các ngành xây dựng và thiết kế hoặc người dùng có thể tự tạo.

Khi đã tạo Set và danh mục được chỉ định, đã đến lúc gắn thẻ (Tag). Đây là nơi Set mang lại một lợi thế to lớn trong việc tổ chức các tệp của người dùng.

Người dùng có thể thêm bao nhiêu thẻ tùy thích vào các tệp trong Set. Vì vậy, có thể gắn thẻ một bản vẽ hoặc tệp cho mục đích chia sẻ với một trình cài đặt trường cụ thể, hoặc để theo dõi bản vẽ cho các nhóm đến vào các ngày khác nhau trong tuần, hoặc để sắp xếp các bản vẽ để kiểm tra viên an toàn xem xét. Một lần nữa, các bản vẽ có thể có nhiều thẻ, nhưng chúng không bao giờ rời khỏi tệp gốc của chúng; chúng chỉ đơn giản được xem và chỉnh sửa thông qua Set.

Chọn thẻ của riêng mình để tùy chỉnh Set cho các mục đích hoặc người xem duy nhất và đính kèm nhiều thẻ nếu cần vào các tệp trong Set của mình.

Lợi thế của tính năng Set

Sau khi tạo Set, người dùng có một nhóm có thể điều hướng và sắp xếp dễ dàng với các hình thu nhỏ, đồng thời người dùng đã sẵn sàng đưa Set của mình vào hoạt động. Các chức năng chính của Set bao gồm:

  • Tải lên tệp PDF trong Set thành bản thiết kế Studio trong Revu và đặt quyền xem hoặc chỉnh sửa
  • Đánh dấu hoặc sửa đổi bản vẽ và bản vẽ PDF
  • Kết hợp các bản vẽ mới hoặc bản vẽ PDF
  • Thay thế các bản vẽ, được tự động đóng dấu là ĐÃ THAY THẾ trong các thư mục gốc của chúng, do đó không có vấn đề về việc thừa bản vẽ hoặc lỗi đối với bản vẽ nào mới nhất
  • Cho phép so sánh và xếp chồng các phiên bản PDF của cùng một bản vẽ và theo dõi các thay đổi
  • Xuất danh sách đánh dấu dưới dạng PDF, CSV hoặc XLS hoặc in bản vẽ PDF
  • Tạo nhật ký bản vẽ dưới dạng tệp PDF, CSV hoặc Excel, tiết kiệm thời gian khỏi quá trình tạo và duy trì bản vẽ theo cách thủ công
  • Một bản vẽ tự động được đóng dấu là ĐÃ THAY THẾ khi thực hiện các thay đổi

Set có rất nhiều chức năng hữu ích đến nỗi Maini ngạc nhiên khi việc sử dụng nó không phổ biến hơn.           

Như Maini đã mô tả: “Tôi chỉ nghĩ rằng đây là một trong những tính năng đó, nó thực sự rất mạnh mẽ. Vỏn vẹn năm đến bảy phút, tôi đã có thể tập hợp toàn bộ bản vẽ. Trong thực tế, nếu mọi người đang cố gắng truy cập vào tất cả các bản vẽ này thì phải đi qua các thư mục khác nhau, phải xem xét tất cả các tệp này. Thêm vào đó, đảm bảo rằng mọi người luôn có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất của tài liệu, đặc biệt là khi cần phải in chúng, đó như một cơn ác mộng. Trong khi đây là một tính năng mạnh mẽ, nhưng không có quá nhiều người sử dụng và không có quá nhiều người biết đến về công năng của nó.”

Nguồn: How Sets in Revu Simplifies Document Management

Chia sẻ bài viết này lên:

Facebook
Twitter
Pinterest
LinkedIn
Cập nhật những thông tin mới nhất

Đăng ký

theo dõi ngay

để nhận được thư điện tử tổng hợp
tin tức mới nhất mỗi tuần từ Revu Experts Việt Nam.

    Các bài viết liên quan

    Thẻ

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

    Contact Me on Zalo