REVU EXPERTS VIETNAM

Minh họa bởi Jonny Ruzzo

Sessions so với Projects: Khi nào nên sử dụng — hoặc kết hợp cả hai 

Công cụ cộng tác trong thời gian thực của Bluebeam, Studio Sessions và công cụ lưu trữ tài liệu của nó, Studio Projects, đều vô giá đối với bất kỳ dự án xây dựng nào, nhưng có những cách cụ thể để sử dụng từng loại— và cả hai cùng nhau — để đạt năng suất tối ưu. 

Kể từ khi Bluebeam cho ra mắt hai tính năng Studio Projects, cho phép công nhân xây dựng lưu trữ và chia sẻ tài liệu dự án, và Studio Sessions, cho phép cộng tác đánh dấu theo thời gian thực, ngành xây dựng đã được hưởng lợi từ nhiều cách mà mỗi công cụ giúp tăng năng suất. 

Tuy nhiên, có những trường hợp cụ thể trong một dự án xây dựng khi sử dụng Sessions có ý nghĩa hơn là sử dụng Projects — và ngược lại. Hơn nữa, có thể đôi khi người lao động trong ngành xây dựng, kỹ thuật, kiến trúc và người vận hành (AECO) có thể nghĩ rằng việc sử dụng cái này so với cái kia có ý nghĩa đối với một quy trình công việc cụ thể — trong khi thực tế điều ngược lại có thể đúng. 

Dưới đây là một số ví dụ về thời điểm sử dụng Studio Sessions, thời điểm sử dụng Studio Projects và thời điểm sử dụng cả hai. 

Thời điểm sử dụng Studio Sessions

Studio Sessions trong Revu đã tự khẳng định mình là một công cụ hỗ trợ cộng tác tài liệu. Sessions cho phép người dùng đánh dấu tài liệu với những người dùng khác trong thời gian thực, bất kể vị trí. Miễn là Sessions được tạo bởi quản trị viên, mọi người có thể vào, ra bất kỳ lúc nào và đánh dấu tài liệu đồng thời để lại nhận xét cho các cộng tác viên khác. 

Sự hợp tác số này có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho Projects bằng cách thay thế nhu cầu vận chuyển tài liệu giấy giữa các bên liên quan. Nó cũng loại bỏ quy trình số nguyên thủy của việc gửi email các tài liệu PDF được đánh dấu cho nhiều người, sau đó phải hợp nhất thủ công các bản sửa đổi của từng người sau đó. 

Tuy nhiên, sức mạnh của Sessions đôi khi có thể khiến người dùng phụ thuộc quá nhiều vào nó hoặc sử dụng nó theo cách khiến nó kém hiệu quả hơn theo thời gian. Chẳng hạn, mỗi Sessions phải có khung thời gian rõ ràng — một hoặc hai tuần cho mỗi đợt sửa đổi. Mặc dù việc giữ Sessions mở trong suốt thời gian của Projects có thể rất hấp dẫn, nhưng công cụ này hiệu quả nhất khi được sử dụng theo từng bước sửa đổi. 

Hãy coi Sessions là sự thay thế cho một cuộc họp, với các cộng tác viên ngồi xung quanh một “bàn làm việc” ảo với các tài liệu, đánh dấu chúng và thảo luận về các bản sửa đổi. Sau khi cuộc họp kết thúc, Sessions họp cũng vậy. 

Khi nào nên sử dụng Studio Projects

Studio Projects là một cách hiệu quả để lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ tài liệu. Đối với các Projects xây dựng lớn nhất yêu cầu hàng nghìn tài liệu mà nhiều bên liên quan có thể truy cập được, Projects luôn an toàn và hiệu quả. 

Tuy nhiên, do sức mạnh của nó như một công cụ lưu trữ, không có gì lạ khi đôi khi Projects được sử dụng khi Sessions có thể phù hợp và hiệu quả hơn. 

Nếu Sessions là một cuộc họp, nơi mọi người tụ tập để cộng tác trong thời gian thực, thì Projects là văn phòng, nơi mọi thứ được đặt ở trung tâm. Tài liệu trong Projects có thể được kiểm nhập và kiểm xuất, giống như sách trong thư viện và khi tài liệu được kiểm xuất, có thể thực hiện đánh dấu nếu quyền thích hợp cho phép, trước khi được kiểm xuất lại. Lịch sử Sessions bản tài liệu cũng được ghi lại cẩn thận trong một Projects, vì vậy mọi người đều biết ai đã làm gì với một tài liệu và khi nào. 

Hệ thống đăng ký/trả phòng này hoạt động tốt nhất khi không có nhiều cộng tác viên. Một cộng tác viên có thể kiểm tra và thực hiện các sửa đổi đối với tài liệu một cách riêng biệt, trước khi kiểm tra lại tài liệu đó để người tiếp theo xem vào một thời điểm khác. 

Nhưng nếu có nhu cầu về nhiều cộng tác viên, việc kiểm tra và kiểm tra tài liệu trong Projects trở nên quá cồng kềnh — và có khả năng gây nhầm lẫn. Đây là lúc bắt đầu một Sessionslàm việc có ý nghĩa. 

Cách sử dụng cả hai

Chắc chắn là cả Sessions và Projects cuối cùng đều được sử dụng song song, mặc dù thực tế là mỗi Sessions đều có các yếu tố riêng khiến chúng trở nên hữu ích khi hoạt động riêng lẻ. 

Ví dụ tốt nhất là sử dụng Projects làm thư viện tài liệu, có thể cung cấp cho bất kỳ bên liên quan nào cần quyền truy cập vào chúng. Các tài liệu riêng lẻ có thể được kiểm nhập và kiểm xuất, tải xuống,… Ngoài ra, Projects có thể lưu trữ bất kỳ tệp dựa trên Windows nào — do đó, ngay cả các tài liệu Microsoft Word hoặc Excel cũng có thể được lưu trữ, kiểm xuất, làm việc trong ứng dụng gốc của chúng và kiểm nhập lại — cũng như hình ảnh và tệp DWG. 

Ngược lại, các Sessions sẽ diễn ra trong một Projects khi các bên liên quan cần tổ chức các đánh giá cụ thể, hợp tác về (các) tài liệu — và những tài liệu đó chỉ ở dạng PDF. Các tài liệu trong một Projects có thể được tải lên một Sessions và trong một khoảng thời gian cụ thể, các cộng tác viên nên được mời tham gia và đánh dấu cũng như nhận xét trước khi Sessions kết thúc. Hơn nữa, tất cả các thay đổi được thực hiện trong tài liệu trong trường hợp này đều được lưu lại trong Projects để mọi người cùng xem. 

Ngoài ra, cả Projects và Sessions đều có khả năng kiểm soát cẩn thận ai có quyền đối với tài liệu. Tuy nhiên, có thể là khôn ngoan nếu chỉ duy trì quyền truy cập vào Projects cho các bên liên quan có liên quan trực tiếp và liên tục trong quá trình xây dựng. Trong khi đó, các Sessions có thể được sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập tài liệu cho bên thứ ba bên ngoài không yêu cầu quyền truy cập hoặc quyền đầy đủ đối với tất cả các tài liệu. 

Mặc dù hầu hết công nhân xây dựng có thể bị thu hút bởi cái này hay cái kia, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của một nhóm hoặc vai trò của mình, nhưng việc sử dụng song song các Projects và Sessions của Bluebeam sẽ tạo ra một loại hiệu quả đặc biệt chưa từng có trong công nghệ xây dựng. 

Nguồn: Sessions vs. Projects: When to Use One, the Other—or Both

Chia sẻ bài viết này lên:

Facebook
Twitter
Pinterest
LinkedIn
Cập nhật những thông tin mới nhất

Đăng ký

theo dõi ngay

để nhận được thư điện tử tổng hợp
tin tức mới nhất mỗi tuần từ Revu Experts Việt Nam.

    Các bài viết liên quan

    Thẻ

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

    Contact Me on Zalo