REVU EXPERTS VIETNAM

Tại sao bây giờ là lúc để tập trung vào hợp tác số trong xây dựng?

Lợi ích của việc áp dụng hệ thống cộng tác số ngày càng trở nên rõ ràng trong thế giới hậu COVID. Đây là những điều các nhà phụ trách xây dựng cần biết trước khi bắt đầu chuyển đổi. 

Giao tiếp và hợp tác trong xây dựng cũng lâu đời như chính ngành, nhưng các quy trình này đã thay đổi rất nhiều trong những năm qua — ít nhất, chúng có ở các công ty xây dựng hiệu quả nhất. 

Khi đại dịch COVID-19 buộc các công ty phải tìm ra những cách thức mới, thuận tiện để giao tiếp và gặp gỡ, công nghệ hợp tác số đã nhận được một thử nghiệm thực sự — và đã vượt qua bài kiểm tra một cách xuất sắc. Giờ đây, các tổ chức xây dựng thuộc mọi quy mô và chuyên môn đã nhận được hương vị của truyền thông hiện đại, điều này đã giúp đẩy nhanh việc áp dụng công nghệ. 

Để biết doanh nghiệp của bạn rơi vào đâu trong làn sóng áp dụng và triển khai này, đồng thời tìm hiểu xem công nghệ kỹ thuật số có thể giúp ích như thế nào, bạn nên đặt một số câu hỏi sau: Tương lai của hợp tác xây dựng sẽ như thế nào? Những công cụ công nghệ này thực sự làm gì? Làm thế nào để công ty của bạn có thể bắt đầu với chuyển đổi số? 

Từ quá khứ analog đến tương lai số

Khi xem xét điều gì tiếp theo cho truyền thông trong ngành xây dựng, bạn nên hỏi các doanh nghiệp hiện đang ở đâu và làm thế nào đến được đây. Trên thực tế, không chỉ có một cấp độ trưởng thành trong lĩnh vực xây dựng. Một số doanh nghiệp đã tiến sâu vào thời đại số, trong khi những doanh nghiệp khác vẫn đang vật lộn với công nghệ cũ. 

Các tổ chức có thể được chia thành một số nhóm dựa trên mức độ sử dụng công nghệ: 

Người dùng giấy: Nhiều công ty có lịch sử kéo dài hàng thập kỷ. Nhiệm kỳ dài này có thể có nghĩa là các doanh nghiệp này đã sử dụng cùng một hệ thống lưu trữ tệp và liên lạc trong một thời gian dài. Đây có thể là một vấn đề, khi các công ty thấy mình phải đối phó với những tủ hồ sơ bừa bộn chứa đầy hồ sơ giấy tờ trong nhiều thập kỷ. 

Tìm kiếm các tài liệu giấy rất tốn thời gian, tủ hồ sơ chiếm không gian văn phòng có giá trị và bất cứ điều gì từ hỏa hoạn đến lũ lụt đều có thể phá hủy hồ sơ của công ty. Cho dù cần lấy tài liệu kế hoạch cho một phi hành đoàn trên công trường hay xuất trình hồ sơ cho các cơ quan quản lý, các doanh nghiệp xây dựng sẽ gặp khó khăn nếu hệ thống quản lý thông tin của mình dựa vào các tài liệu giấy. 

Sức ì là một tương tác mạnh; do đó, các công ty xây dựng có thể cảm thấy bị mắc kẹt với các tài liệu giấy. Các công ty này chuyển sang mô hình số càng sớm thì càng có thể chuyển sang một cách nhanh chóng, thuận tiện để tìm kiếm thông tin và theo dõi phiên bản hiện tại của các tài liệu quan trọng. 

Người dùng bảng tính: Một số công ty đã chuyển từ việc lưu trữ hồ sơ giấy, nhưng vẫn có một số vấn đề về khả năng sử dụng. Điều này xảy ra khi thay vì sử dụng các công cụ hợp tác số được xây dựng có mục đích, các công ty sử dụng công nghệ không chuyên dụng như email và bảng tính. 

Bảng tính và email giữ lại một số vấn đề của tài liệu giấy. Chẳng hạn, có thể khó xác minh rằng một thành viên trong nhóm đang xem phiên bản cập nhật nhất của tệp, dẫn đến nhầm lẫn. Sự bất tiện này có thể đặc biệt rõ rệt trong lĩnh vực xây dựng, nơi các loại tài liệu chuyên ngành như tài liệu kế hoạch được đánh dấu là rất cần thiết và phổ biến. 

Một công ty trung bình cuối cùng chuyển sang hợp tác số đang quản lý ba hệ thống lưu trữ hồ sơ và lưu trữ tệp khác nhau. Sự trùng lặp này làm tăng thêm độ phức tạp cho quy trình làm việc hàng ngày và làm chậm công việc của công nhân. Mặc dù các công ty này có thể hoạt động hiệu quả hơn những công ty sử dụng tủ hồ sơ, nhưng vẫn có thể đạt được nhiều ưu thế khi nâng cấp hợp tác số. 

Những người áp dụng hợp tác số: Các công ty xây dựng đã thực hiện nâng cấp lên các hệ thống liên lạc và hợp tác số được xây dựng có mục đích đã thực hiện một bước quan trọng. Đặc biệt là khi làm việc với các công cụ điện toán đám mây, các công ty này hiện có cách chia sẻ các phiên bản thông tin nhất quán, với tất cả các bên liên quan được tự do làm việc cùng với tệp, cho dù đang đăng nhập từ văn phòng, nơi làm việc, nhà riêng hay trên đường. 

Các giải pháp này đảm bảo khả năng hiển thị của thông tin thiết yếu — cho dù tài liệu cần được chia sẻ với phi hành đoàn tại nơi làm việc, tổ chức quản lý, nhà thầu phụ hay bất kỳ bên nào khác, tài liệu đó đều có sẵn ngay lập tức. Khi mọi thứ được lưu trữ ở một vị trí tập trung, sẽ không có tệp trùng lặp, tiết kiệm thời gian, công sức và sự nhầm lẫn. 

Làm việc với các công cụ cộng tác được thiết kế cho ngành xây dựng là một cách tiếp cận đặc biệt hữu ích. Các công cụ phần mềm này có thể chứa các loại tệp riêng biệt xác định lĩnh vực, chẳng hạn như tài liệu mô hình thông tin xây dựng (BIM) bao gồm kết xuất 3D. Hơn thế, các hệ thống này đã được xây dựng để phù hợp với tính chất cộng tác cao của xây dựng, cho phép các nhà thầu phụ làm việc cùng nhau liền mạch với nhân viên nội bộ. 

Ưu điểm của hợp tác số

Khi các công ty chuyển sang các hệ thống cộng tác số, xu hướng thường trải nghiệm những lợi ích của những công cụ mới này theo từng đợt. Một số ưu thế thể hiện rõ ràng ngay lập tức, trong khi những ưu thế khác bộc lộ qua thời gian. Tất cả những yếu tố này cộng lại để tạo ra trải nghiệm tích cực ở mọi cấp độ của tổ chức. 

Một số thay đổi phổ biến và có tác động nhất bao gồm: 

Giảm tình trạng lộn xộn vật lý: Các công ty ngưng sử dụng hồ sơ giấy có thể lấy lại không gian trong văn phòng của mình, giảm những dấu chân hoặc sử dụng không gian đó hiệu quả hơn. Hơn nữa, việc rời xa tủ hồ sơ khó tìm kiếm sẽ tác động tích cực ngay lập tức đến tốc độ và sự chính xác của việc truy xuất thông tin. 

Tiết kiệm chi phí: Việc duy trì tủ hồ sơ hoặc máy chủ tại chỗ luôn đi kèm với chi phí. Thời gian lãng phí dành cho việc xử lý các tìm kiếm tệp không được tối ưu hóa cũng gây thiệt hại ngân sách. Những khoản tiết kiệm này bù đắp chi phí triển khai phần mềm mới. 

Truy cập tài liệu hiệu quả: Làm thế nào để một nhân viên được cấp quyền truy cập vào một tệp khi có nhu cầu? Với hệ thống cộng tác số, chỉ cần gọi phiên bản mới nhất của tài liệu trên máy tính bảng hoặc máy tính xách tay, tránh lãng phí thời gian hoặc sao chép không cần thiết đi kèm khi tải xuống tệp hoặc in tài liệu vật lý. 

An tâm: Khi tất cả các tệp liên quan được lưu trữ trong kho lưu trữ trung tâm và có thể truy cập theo yêu cầu, các bên liên quan không phải lo lắng về tính bảo mật của nội dung đó hoặc rủi ro nó có thể bị mất khi gặp sự cố bất trắc. 

Báo cáo và thông tin chi tiết dễ dàng: Sử dụng dữ liệu để tạo thông tin chi tiết là một lợi thế độc đáo của công nghệ cộng tác hiện đại. Khi bảng điều khiển và các tính năng trực quan hóa được tích hợp sẵn, không cần tăng thêm sự phức tạp cho dấu ấn công nghệ của công ty. 

Dễ dàng hội nhập nhân sự mới: Đưa nhân viên mới vào quy trình cộng tác và quản lý tài liệu của công ty xây dựng trở nên đơn giản khi có sẵn một hệ thống chuyên dụng để quản lý tệp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi bắt đầu nhiệm kỳ của nhân viên mới và giúp mọi người dễ dàng làm việc cùng nhau. 

Tối ưu hóa nhân sự: Sử dụng hệ thống cộng tác số được xây dựng có mục đích có thể tiết kiệm tới 10 giờ cho mỗi nhân viên trong mỗi tuần, dành cho các hoạt động như tải lên các bản sao của tệp hoặc tìm kiếm thông tin khó nắm bắt. Trong khi, thời gian đó có thể được dành hiệu quả cho công việc quan trọng hơn. 

Với một đề xuất giá trị hấp dẫn như vậy, rõ ràng lý do tại sao các công ty đã quyết định chuyển sang các hệ thống cộng tác số hiện đại. Với việc một số tổ chức nắm bắt được những lợi thế này, các công ty không thể bị bỏ lại phía sau bằng cách sử dụng các hệ thống kế thừa không hiệu quả. 

Cách tốt nhất để bắt đầu chuyển đổi

Khi một doanh nghiệp đã cam kết sử dụng công nghệ cộng tác số, câu hỏi sẽ trở thành: Các nhà lãnh đạo nên quản lý quá trình chuyển đổi này như thế nào? 

Có một vài dấu ấn quan trọng mà các tổ chức phải đạt được trong quá trình triển khai để tối đa hóa cơ hội thành công. Chẳng hạn, điều cần thiết là đào tạo người dùng về các công cụ mới. Bước này không khó, bởi vì các công cụ phần mềm tốt nhất được thiết kế để mọi thứ trở nên dễ dàng. Các bên liên quan dẫn đầu dự án công nghệ mới phải nhận được sự đồng thuận từ lãnh đạo cấp cao. Nếu không có con dấu phê duyệt này, bất kỳ sáng kiến ​​kinh doanh nào cũng có thể thất bại. Để chống lại sự do dự ban đầu về việc thêm một hệ thống phần mềm khác, có thể cần lưu ý rằng một công cụ cộng tác phù hợp có thể thay thế nhiều ứng dụng cũ, tạo ra một cách giao tiếp mới được sắp xếp hợp lý hóa. 

Nguồn: Why Now Is the Time to Focus on Digital Collaboration in Construction

Chia sẻ bài viết này lên:

Facebook
Twitter
Pinterest
LinkedIn
Cập nhật những thông tin mới nhất

Đăng ký

theo dõi ngay

để nhận được thư điện tử tổng hợp
tin tức mới nhất mỗi tuần từ Revu Experts Việt Nam.

    Các bài viết liên quan

    Thẻ

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

    Contact Me on Zalo