AECOM đã sử dụng Bluebeam để đẩy nhanh tiến độ dự án như thế nào?

AECOM đã áp dụng Bluebeam để cải thiện giao tiếp và hiệu suất làm việc trong quá trình xây dựng và nâng cấp 20 trường học tại Austin, Texas.

Tháng 11, năm 2017, cư dân Austin, Texas, đã thông qua một kế hoạch trái phiếu lớn, trị giá 1 tỷ đô la, bao gồm xây dựng và hiện đại hóa 20 cơ sở của Học khu Trường Học Độc Lập Austin. Kế hoạch này không chỉ độc đáo vì số tiền lớn và quy mô công trình, mà còn đặc biệt vì phải hoàn thành trong một khoảng thời gian khá ngắn, chỉ 5 năm, đồng thời yêu cầu sử dụng nhiều phương pháp xây dựng khác nhau như thiết kế – xây dựng, thiết kế – đấu thầu – xây dựng và quản lý rủi ro trong xây dựng.

AECOM đảm nhận vai trò chủ đạo trong hầu hết các dự án (18 dự án), là đơn vị điều phối gần như mọi khâu trong quá trình thực hiện từng dự án, từ thiết kế đến tiền xây dựng, và từ xây dựng cho đến khi hoàn thành. Tổng cộng, dự án đòi hỏi xây mới 1.75 triệu feet vuông, cải tạo 230,000 feet vuông và dở bỏ / phá hủy 590,000 feet vuông.

Hơn nữa, mỗi cơ sở sẽ có một thiết kế riêng, không trùng với bất kỳ cơ sở nào khác. Chelsea Burkett, người quản lý thiết kế và chất lượng của AECOM và cũng là người đã tham gia vào dự án này, cho biết: “Nếu bạn đi từ trường tiểu học này đến trường tiểu học khác, bạn sẽ gặp đa dạng kiểu thiết kế khác nhau và chúng không hề trùng nhau!”

Không những thế, một trong những mục tiêu quan trọng của dự án này là tất cả tòa nhà đều phải “thân thiện” với môi trường nhất có thể – mỗi tòa nhà được yêu cầu phải xếp hạng tối thiểu hai sao LEED Silver và AEGB (Tòa nhà Xanh Năng lượng Austin).

Một dự án với quy mô không hề nhỏ, cùng vô số bên liên quan tham gia, kỳ vọng cao ngất ngưỡng về việc gây quỹ từ cộng đồng và thời gian nghiêm ngặt, đã gây áp lực rất lớn lên AECOM. Để đạt được các mục tiêu khổng lồ này, công ty đang phải tập trung vào việc điều phối và quản lý một loạt các hoạt động, bao gồm truyền thông, kiểm soát chi phí, và đảm bảo chất lượng. Nhiệm vụ này không chỉ đòi hỏi sự linh hoạt trong quản lý dự án mà còn yêu cầu khả năng đối phó với những thách thức lớn, nhằm đảm bảo rằng mọi mục tiêu khó nhất cũng có thể được đáp ứng một cách hiệu quả nhất.

Giao tiếp hiệu quả

Chìa khóa quan trọng đối với thành công của dự án này là quá trình xem xét và đánh giá thiết kế. Burkett cho biết: “Quy trình này được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác dễ dàng giữa các bên liên quan. Đồng thời, mục tiêu là xây dựng các tiêu chuẩn rõ ràng và nhất quán cho tất cả các nhóm dự án. Mỗi nhóm bao gồm các cộng tác viên, người đánh giá kỹ thuật và nhóm quản lý dự án riêng biệt, đảm bảo mọi người tham gia đều tuân theo cùng một hướng và đạt được mục tiêu chung.”

Burkett còn cho biết thêm: “Ngoài việc muốn đảm bảo tính nhất quán giữa các nhóm thiết kế, chúng tôi còn muốn họ thực sự triển khai những đề xuất và nhận xét mà họ đã để lại trong quá trình đánh giá kỹ thuật.”

Ban đầu, nhóm đã thử sử dụng bảng tính Microsoft Excel để đáp ứng các yêu cầu đánh giá thiết kế nghiêm ngặt này. Tuy nhiên, Burkett cho rằng: “Phương pháp này khá là khó khăn, không hiệu quả và không dễ sử dụng.”

May mắn thay, ngay khi AECOM vừa bắt tay vào quá trình đánh giá thiết kế cũng là lúc Bluebeam tổ chức Hội nghị Khách hàng thường niên 2018 tại Austin. Lúc này, một người đồng nghiệp của Burkett đã đề xuất về sự kiện này cho cô.

“Chúng tôi đã đến Hội nghị của Bluebeam với rất nhiều câu hỏi muốn được giải đáp. Tại đây, chúng tôi đã được xem các video về Bluebeam và nhận ra đây chính là giải pháp chính xác nhất cho những gì mà chúng tôi muốn. Từ đó, chúng tôi quyết định triển khai việc sử dụng Bluebeam trong quá trình đánh giá thiết kế và nhận được kết quả thành công hơn cả mong đợi” – Burkett nói.

Qua quá trình sử dụng Bluebeam, Burkett cho biết lợi ích lớn nhất mà phần mềm này đem lại cho dự án là khả năng tùy chỉnh các nhận xét trong quá trình đánh giá thiết kế. Cô ấy nói: “Đôi khi, các bản vẽ được để lại hàng ngàn nhận xét. Vì vậy, chúng tôi đã tạo Tool Chests tùy chỉnh với công cụ đánh giá trong đó và tất cả đều được tùy chỉnh theo chủ đề.”

“Chúng tôi đã thực hiện một cấp độ tùy chỉnh khác để đáp ứng mục tiêu của mình, đó là tạo ra các trạng thái tùy chỉnh trong các bảng đánh dấu,” Burkett chia sẻ. “Chúng tôi thực sự muốn hiểu rõ: khi đã có nhận xét, khi đã có phản hồi, thì điều gì sẽ xảy ra tiếp theo? Liệu những ý kiến sẽ được tích hợp không? Liệu chúng ta cần tổ chức cuộc họp để giải quyết vấn đề này không?”

Việc tùy chỉnh này giúp hơn 400 cộng tác viên dự án dễ dàng tìm kiếm và phản hồi hơn 100.000 nhận xét được đăng trong quá trình xem xét thiết kế. Với việc sử dụng hơn 145 Phiên Studio, cùng khả năng cộng tác và đánh dấu trong thời gian thực của Bluebeam cho dự án, nhóm làm việc AECOM đã quản lý hiệu quả các hoạt động giao tiếp quan trọng, giảm thiểu các sai sót tiềm ẩn và việc phải làm đi làm lại, gây tốn thời gian.

Hơn nữa, khả năng hợp lý hóa và tổ chức hợp tác đánh giá thiết kế của Studio Sessions đã đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp dự án đạt được nhiều mục tiêu lớn, điều tưởng chừng khó có thể đạt được.

“Để có khả năng hiển thị Phiên Bluebeam Studio trong cuộc họp với chủ sở hữu, đồng thời, tìm kiếm theo các trạng thái, sau đó nhanh chóng chuyển đến từng ý kiến, thì đòi hỏi phải có sự đánh giá của họ, cung cấp phản hồi và sau đó chính thức đóng các nhận xét đó. Điều này thật sự đáng kinh ngạc” Burkett nói.

Quy trình làm việc đơn giản hóa

Một trong những ưu điểm của Bluebeam có liên quan đến chi phí và hợp đồng, và một lần nữa, Studio Sessions được sử dụng. Tổng thể, dự án sẽ đòi hỏi hơn 100 lần xem xét để ước tính chi phí và 45 lần xem xét để điều chỉnh hợp đồng, với tổng chi phí là 586 triệu USD.

Ban đầu, nhóm làm việc không có ý định sử dụng Bluebeam để quản lý chi phí. “Tuy nhiên, sau khi chúng tôi đọc được những đánh giá tốt về hiệu quả Bluebeam thì đã nhanh chóng xem xét cách có thể áp dụng Bluebeam vào quy trình này. Chúng tôi đã tự đặt ra câu hỏi là làm sao để tận dụng Bluebeam nhằm quản lý ngân sách và chi phí?” – Bianca Medina-Leal, Phó Giám đốc chương trình tại AECOM cho biết.

Và sau quá trình nghiên cứu, AECOM đã sử dụng quy trình làm việc Studio Sessions, tương tự như cách đã làm để đánh giá thiết kế. Medina-Leal chia sẻ: “Như bạn có thể tưởng tượng, với hơn 18 dự án đang được tiến hành nhanh chóng, mỗi thiết kế đều có thể được thực hiện theo hợp đồng, tổng thầu phải đưa ra một ước tính về khả năng thực hiện của thiết kế đó. Mỗi khi có được một thiết kế nào đó, chúng tôi sẽ nhận được ước tính từ nhà thầu và Phiên họp Bluebeam Studio cũng sẽ được tạo để xem xét ước tính đó.”

Medina-Leal cho biết, có hai phương pháp chính để phân phối dự án, Construction Manager at-Risk và design-build (thiết kế – xây dựng). Mỗi phương pháp đều sử dụng Giá tối đa đảm bảo (Guaranteed maximum price – GMP) như một cơ chế để quyết toán chi phí và định rõ tiến độ trước khi bắt đầu thi công. Đội ngũ đã khéo léo sử dụng Phiên Studio để thuyết phục tất cả các bên liên quan đến việc quản lý chi phí đồng ý với GMP sau nhiều đợt đánh giá và ước tính lặp đi lặp lại.

Medina-Leal bổ sung thêm “Với tư cách là một nhóm thực hiện, đồng thời, là chủ sở hữu dự án, chúng tôi luôn phải chú trọng đến vấn đề ngân sách. Khi thực hiện sửa đổi bản hợp đồng, chúng tôi sẽ phải làm việc với những yếu tố đã rõ ràng và cả những yếu tố đang được ước tính. Lúc này, một Phiên Bluebeam Studio sẽ được thiết lập, bao gồm ước tính chi phí GMP cũng như tất cả các tài liệu chứng minh cần thiết, như là yếu tố rõ ràng và ước tính về lịch trình.”

“Bluebeam thực sự là một công cụ tuyệt vời! Đây là một không gian làm việc hiệu quả cho mọi người, nơi có khả năng để lại bình luận và nhận xét.”

Khả năng hiển thị liên tục theo thời gian thực của Studio Sessions cho phép các thành viên trong nhóm cùng tham gia vào luồng giao tiếp và làm việc với một tài liệu cụ thể. Điều này giúp AEOM tiến hành phân tích giá trị mỗi khi phát hiện bất kỳ khía cạnh nào của dự án có nguy cơ vượt quá ngân sách.

Medina-Leal cho biết: “Tất cả những cuộc trò chuyện đều được lưu lại trong file. Điều này tạo thuận lợi cho người dùng để lưu trữ nhằm nắm được thông tin hoặc dựa vào đó để tham khảo trong các lần ước tính tiếp theo. Chúng ta luôn có thể tìm lại và lấy thông tin hoặc giúp các thành viên mới trong nhóm cập nhật thông tin.”

Tại thời điểm này, Studio Sessions hiệu quả và mang tới nhiều thành công đến nỗi nhóm AECOM luôn muốn tăng cường việc sử dụng Bluebeam cho dự án. Về Studio Projects – tính năng lưu trữ và chia sẻ tệp của Bluebeam, được sử dụng rộng rãi cho các ứng dụng trả phí, lệnh thay đổi hợp đồng và các lệnh thay đổi nội bộ.

Medina-Leal nói rằng: “Mỗi dự án sẽ có một Bluebeam [Studio] Project riêng, và trong Bluebeam Project đó, chúng ta có thể tạo cấu trúc folder. Mỗi Project [Studio] được thiết lập theo cùng một cách với cấu trúc folder và là nơi bạn có thể theo dõi vòng đời của những thay đổi tiềm năng, cho đến khi nó trở thành lệnh thay đổi nội bộ hoặc lệnh thay đổi hợp đồng được phê duyệt và thực hiện.”

Đảm bảo tính nhất quán và kiểm soát chất lượng

Cuối cùng, trong quá trình xây dựng từng cơ sở trong số 18 cơ sở, AECOM đã quyết định sử dụng Bluebeam một lần nữa để đảm bảo tính nhất quán và kiểm soát chất lượng tòa nhà. Bluebeam đặc biệt có ích khi xem xét kế hoạch của nhà thầu.

Mỗi nhà thầu đều nợ một lịch trình hàng tháng khi dự án tiến triển. Mỗi Phiên Studio sẽ bao gồm tất cả lịch trình, cho phép các bên liên quan đến chúng đánh giá và để lại ý kiến, sau đó, nhà thầu sẽ xem xét. “Bây giờ, chúng tôi đã có bản ghi cho mỗi bản nộp với các ghi chú được cập nhật liên tục.” – Medina-Leal cho biết.
Khả năng mang lại nơi giao tiếp hiệu quả và cộng tác trong dự án xuyên suốt các giai đoạn xây dựng quan trọng của Bluebeam đã cho phép AECOM hoàn thành thành công nhiều cơ sở.

Burkett cho biết: “Bluebeam là một “người đồng hành” quan trọng giúp chúng tôi hoàn thành nhiều dự án cùng một lúc. Phần mềm này cho phép chúng tôi xác định phạm vi, ngân sách và lịch trình ngay từ đầu, sau đó xác định chu kỳ sẽ diễn ra của toàn bộ dự án.”

Việc AECOM sử dụng Bluebeam để hoàn thành chương trình trái phiếu năm 2017 của Học khu Trường Học Độc Lập Austin với thành công lớn như vậy đã làm động lực cho Học khu này huy động thêm một chương trình trái phiếu khác vào năm 2022 – với trị giá 2,4 tỷ đô la để hiện đại hóa nhiều trường học hơn trong khung thời gian tương tự. Nó được thông qua với hơn 70% sự tán thành và AECOM lại được mời để dẫn dắt dự án này, với việc sử dụng Bluebeam. Medina-Leal cho biết: “Có rất nhiều tính năng và công cụ mới trong Bluebeam và nhóm chúng tôi luôn nổ lực nghiên cứu và suy nghĩ về cách tận dụng chúng sao cho có hiệu quả.”

Nguồn: How AECOM Fast-Tracked Project Efficiency with Bluebeam