Khi nào nên sử dụng Bluebeam Studio Sessions? Khi nào sử dụng Bluebeam Studio Projects? Và khi nào thì kết hợp cả hai?

Khi nào nên sử dụng Bluebeam Studio Sessions?
Khi nào sử dụng Bluebeam Studio Projects? Và khi nào thì kết hợp cả hai?

Studio Sessions (công cụ cộng tác trong thời gian thực) và Studio Projects (công cụ lưu trữ dữ liệu) của Bluebeam đều quan trọng đối với bất kỳ dự án xây dựng nào. Tùy theo mục đích sử dụng, người dùng có thể sử dụng riêng lẻ hoặc kết hợp cả hai công cụ này để đạt được năng suất tối ưu.

Từ khi Bluebeam giới thiệu hai công cụ Studio Sessions và Studio Projects, ngành Xây dựng đã nhận được nhiều cải tiến đáng kể trong việc tăng năng suất thông qua mỗi công cụ này.

Trong quá trình làm việc, tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể, mỗi công cụ có thể đem lại giá trị và tác dụng khác nhau. Đôi khi, việc sử dụng Studio Sessions có thể hiệu quả hơn so với Studio Projects, và ngược lại. Thậm chí, trong nhiều trường hợp, việc kết hợp cả hai công cụ này lại mang đến hiệu quả tối ưu cho công việc – điều mà nhiều người trong lĩnh vực Kiến trúc, Kỹ thuật, Xây dựng và Vận hành (Architecture, Engineering, Construction, and Operators – AECO) thường không nhận ra.

Dưới đây là một số ví dụ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc khi nào nên sử dụng Studio Sessions, khi nào nên sử dụng Studio Projects và khi nào nên kết hợp cả hai.

Khi nào nên sử dụng Studio Sessions?

Studio Sessions trong Revu là một công cụ hiệu quả và phù hợp để hỗ trợ việc cộng tác trên tài liệu. Công cụ này cho phép người dùng kết hợp với đồng nghiệp hoặc các bên liên quan để đánh dấu tài liệu trong thời gian thực, bất kể họ đang ở đâu. Chỉ cần đảm bảo rằng quản trị viên đã lập ra Sessions, thì mọi người đều có thể truy cập ra vào, đánh dấu tài liệu và để lại nhận xét bất kỳ lúc nào.

Sự hợp tác số này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các dự án, vì không cần gửi tài liệu giấy qua lại giữa các bên liên quan. Điều này cũng giúp loại bỏ những quy trình truyền thống phức tạp, chẳng hạn như việc gửi tài liệu PDF đã được đánh dấu cho nhiều người qua email và sau đó phải tổng hợp bản chỉnh sửa của từng người một cách thủ công.

Tuy nhiên, đôi khi tính hiệu quả của Studio Sessions có thể khiến người dùng trở nên quá phụ thuộc hoặc sử dụng nó không hiệu quả theo thời gian. Ví dụ: Mỗi Session cần phải có thời hạn cụ thể, thường là một hoặc hai tuần cho mỗi đợt làm việc. Mặc dù việc mở Session trong suốt dự án là điều vô cùng thú vị khi làm việc, nhưng công cụ này hoạt động hiệu quả nhất khi được sử dụng cho từng giai đoạn chỉnh sửa cụ thể.

Hãy coi Studio Sessions như một sự thay thế cho các cuộc họp. Trong đó, các cộng tác viên có thể ngồi xung quanh một “bàn làm việc” ảo với các tài liệu, cùng đánh dấu chúng và thảo luận về các bản sửa đổi.

Khi nào nên sử dụng Studio Projects?

Studio Projects là một giải pháp hiệu quả để lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ tài liệu. Đối với các dự án xây dựng quy mô lớn, với hàng nghìn tài liệu và yêu cầu nhiều bên liên quan truy cập để theo dõi và cộng tác, thì Studio Projects là giải pháp vô cùng an toàn và hiệu quả.

Với khả năng lưu trữ mạnh mẽ, trong một số trường hợp, Projects sẽ được ưu tiên hơn, phù hợp và hiệu quả hơn so với Sessions.

Nếu Sessions được xem là một cuộc họp thì Projects sẽ được coi như là văn phòng lưu trữ – trung tâm chứa tất cả các tài liệu. Người dùng có thể dễ dàng kiểm soát các tài liệu trong Projects (các hoạt động nhập, xuất và chỉnh sửa đối với tài liệu), giống như hoạt động quản lý sách ở thư viện vậy. Lịch sử hoạt động của tài liệu cũng được ghi lại cẩn thận trong Projects và nhờ đó, mọi người đều biết tài liệu được chỉnh sửa như thế nào và tại thời điểm nào.

Hệ thống này hoạt động tốt nhất khi không có quá nhiều người cùng tham gia. Một người dùng có thể truy cập, kiểm tra, chỉnh sửa tài liệu trước. Sau đó, người dùng khác có thể truy cập vào tài liệu ở một thời điểm khác.

Tuy nhiên, trong một số tình huống, việc kiểm tra tài liệu đòi hỏi sự tham gia của nhiều người cùng một lúc. Điều này có thể gây ra sự rối rắm, phức tạp và thậm chí là nhầm lẫn trong quá trình làm việc. Lúc này, Sessions sẽ thể hiện sự hiệu quả của nó.

Sử dụng cả hai công cụ

Cả Studio Sessions và Studio Projects đều có những lợi ích riêng biệt, mang lại những giá trị khác nhau cho các dự án xây dựng. Tuy nhiên, trên thực tế, hai công cụ này cũng được thiết kế để hoạt động cùng nhau.

Ví dụ: Khi sử dụng Projects để lưu trữ tài liệu, người dùng có thể cấp quyền truy cập cho bất kỳ bên liên quan nào. Các tài liệu riêng lẻ đều có thể được kiểm soát hoạt động (nhập, xuất, tải tài liệu,…). Bên cạnh đó, Projects cũng hỗ trợ lưu trữ nhiều loại tệp trên Windows, bao gồm các tài liệu Microsoft Word, Excel hay tệp hình ảnh và tệp DWG.

Trong khi đó, Sessions có thể tích hợp vào Projects, khi các bên liên quan cần xem xét, cộng tác trên một hay nhiều tài liệu dưới dạng PDF. Các tài liệu trong Projects có thể được tải lên Sessions, sau đó, các cộng tác viên cùng tham gia, đánh dấu và nhận xét trước khi Sessions kết thúc. Đặc biệt, tất cả những thay đổi trên tài liệu đều được lưu lại trong Projects để mọi người đều có thể nắm được công việc.

Hơn nữa, cả Projects và Sessions đều có khả năng kiểm soát các quyền truy cập, chỉnh sửa tài liệu. Tuy nhiên , để tối ưu hóa hiệu suất, người dùng chỉ nên duy trì quyền truy cập vào Projects cho những người tham gia trực tiếp và liên tục vào quá trình xây dựng. Khi có bên thứ ba muốn nhập tài liệu mà không phải yêu cầu quyền truy cập hoặc các quyền khác, thì việc sử dụng Sessions sẽ hiệu quả hơn.

Mặc dùng hầu hết người dùng có xu hướng lựa chọn một trong hai công cụ để sử dụng (tùy vào nhu cầu cụ thể của nhóm hoặc vai trò của họ), nhưng việc sử dụng song song cả hai công cụ Projects và Sessions cũng sẽ tạo ra những hiệu quả đặc biệt.

Nguồn: Sessions vs. Projects: When to Use One, the Other—or Both