Las Vegas nhân đôi chuyển đổi số với Bluebeam
Thành phố cần làm cho quy trình cấp phép của mình bớt rườm rà và hiệu quả hơn, vì vậy họ đã chuyển sang phần mềm cộng tác số.
Từ điểm số của các nghệ sĩ nổi tiếng thế giới biểu diễn ở đó hàng năm cho đến số lượng khách du lịch ghé thăm với hy vọng kiếm được tiền nhanh chóng, Las Vegas luôn xoay quanh những con số.
Nhưng mặc dù những con số này chắc chắn cung cấp nền tảng cho di sản của thành phố, nhưng chúng không phải là những con số duy nhất thúc đẩy và xác định sự phát triển trong tương lai của điểm đến mang tính biểu tượng này. Gần 20.000 giấy phép một năm phải được thành phố Las Vegas phê duyệt, một số lượng phụ thuộc vào độ chính xác, hiệu quả và sự hợp tác giữa nhiều nhà đánh giá, ngành và khu vực pháp lý.
Khối lượng này cũng có quy mô và phạm vi quá lớn để sử dụng quy trình phê duyệt kế hoạch dựa trên giấy tờ truyền thống, khiến Las Vegas cần phải chuyển đổi thông qua một chương trình phần mềm có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc xem xét kế hoạch số hoặc điện tử giữa các nhà phát triển khu vực và người đánh giá thành phố.
“IT đã bắt đầu một dự án được thiết kế để trở thành một khái niệm tích hợp cung cấp nhiều thứ nhất có thể cho khách hàng trực tuyến — một hệ thống có thể đưa việc lập kế hoạch, xây dựng và cấp phép lại với nhau thành một giải pháp duy nhất”, Michael Cunningham, phó giám đốc, CBO, phụ trách thành phố Las Vegas cho biết. Rick Virmani, người quản lý hệ thống dịch vụ phát triển của thành phố cho biết thêm: “Chúng tôi nhận thấy Bluebeam là hạt giống tốt nhất khi nói đến việc xem xét kế hoạch và đánh dấu.”
Giải quyết thách thức
Theo quy trình trước đây của Las Vegas, một khách hàng sẽ bước vào với 2-3 hồ sơ kế hoạch, trong đó kỹ thuật viên sẽ tạo số dự án trong hệ thống cấp phép của thành phố và đóng dấu thủ công số đó lên kế hoạch. Một số thẻ vật lý cũng sẽ được thêm vào để dễ sử dụng và xác định vị trí.
Sau đó, các kế hoạch sẽ được nhân viên hành chính kiểm tra vào hệ thống cấp phép của thành phố và được lưu trữ trong một kho lưu trữ “hiệu lực” cho những người kiểm tra kế hoạch. Sau đó, những người kiểm tra kế hoạch sẽ gửi email cho nhân viên hành chính với mã số kế hoạch khi họ sẵn sàng xem xét dự án. Sau đó, thẩm tra viên sẽ đi bộ đến kho lưu trữ để chọn các kế hoạch.
Kế đến, nhân viên hành chính sẽ truy xuất các kế hoạch cho người kiểm tra kế hoạch và kết thúc phiên làm việc của mình. Tiếp theo, một người kiểm tra kế hoạch sẽ trả lại các kế hoạch khi việc xem xét được hoàn thành, một lần nữa nhân viên hành chính sẽ kiểm tra lại vào hệ thống và lưu trữ nó vào kho lưu trữ cho người đánh giá tiếp theo.
“Thông thường, chúng tôi sẽ có ít nhất 3-4 phòng ban khác nhau xem xét kế hoạch và tuân theo quy trình này,” Yolanda Palomo, điều phối viên đánh giá quy trình của thành phố cho biết. “Khi tất cả các đánh giá được hoàn tất, kỹ thuật viên sẽ đối chiếu kế hoạch cuối cùng, xác nhận tất cả các trang đã được bao gồm, thêm tem phê duyệt bổ sung nếu cần và tách một bản sao bộ ‘công việc ’cho khách hàng. Bộ công việc sẽ được lưu trữ trong khu vực kế hoạch và giao cho khách hàng khi phí giấy phép được thanh toán.”
Bởi vì tất cả các đánh giá kế hoạch được thực hiện trên giấy, các dự án chỉ có thể được xem xét một quy tắc tại một thời điểm. “Chúng tôi có năm phòng ban — kết cấu, kiến trúc, máy móc, hệ thống điện – cấp thoát nước và phát triển đất đai — những người xem xét mọi bản đệ trình,” Palomo nói. Tùy thuộc vào dự án, cũng có thể có giao thông, cống rãnh và hỏa hoạn, với thời gian xem xét trung bình trên tất cả các lĩnh vực khác nhau, từ vài ngày đến một tuần hoặc hơn cho mỗi lần đánh giá, cộng với việc quản lý và chi phí liên quan đến in ấn, vận chuyển, lái xe hoặc gửi thư các kế hoạch cho vòng phê duyệt tiếp theo.
Hơn nữa, các kế hoạch trên giấy đôi khi sẽ bị thất lạc vì người xem xét quên “kiểm tra chúng” và lưu ý rằng họ đã có các kế hoạch, tạo ra các email tốn thời gian được gửi đến toàn bộ bộ phận để tìm kiếm các kế hoạch. Các kế hoạch trên giấy cũng chiếm không gian có giá trị, để lại gánh nặng cho ba khu vực lưu trữ khác nhau và 70% của một nhà kho rộng 20.000 foot vuông do Văn phòng Thư ký Las Vegas quản lý đang lưu trữ các kế hoạch cũ.
Sau khi các kế hoạch đã được tất cả các bộ phận xem xét thành công, mylar cuối cùng phải được tạo ra và chuyển đến năm công ty tiện ích để có chữ ký cuối cùng trước khi thành phố có thể phê duyệt chúng – một quá trình mất sáu tuần và hạn chế các dự án bắt đầu.
Chuyển đổi số mới
Bluebeam Revu được chọn là một giải pháp duy nhất có thể phù hợp với việc lập kế hoạch, xây dựng và cấp phép cùng nhau trong một môi trường số cộng tác, sử dụng các khả năng API mở của Bluebeam để tích hợp liền mạch với Infor, một cơ sở hạ tầng hệ thống cho phép liên kết định vị đến các kế hoạch cho cả người gửi và người đánh giá kế hoạch. Virmani và nhóm IT của mình đã thiết kế quy trình làm việc và tạo ra tự động hóa.
“Điều tôi thích ở Revu là quản lý giấy phép,” Virmani nói. “Cổng cấp phép Bluebeam cho phép người dùng xem ai đã truy cập vào nó và khi nào. Tất cả đều rất dễ dàng để quản lý từ quan điểm IT, nhưng đối với chúng tôi, khả năng chiến thắng lớn của Bluebeam Revu là Bluebeam Studio.”
Thành phố đang sử dụng Studio trong Revu, khả năng cộng tác số của chương trình, ở mức độ lớn, vì nhân viên ở các phòng ban có thể xem các ghi chú và đánh dấu do những người khác tạo, giúp họ thảo luận các vấn đề dễ dàng hơn. Ngoài ra, người đánh giá kế hoạch có thể mời khách hàng tham gia Studio Session để trực tiếp làm rõ các nhận xét đánh giá. “Các bài đánh giá đồng thời thực sự tuyệt vời vì chúng tôi đang tiết kiệm thời gian trong quá trình xem xét toàn bộ kế hoạch,” Cunningham nói.
“Trên giấy tờ, chúng tôi sẽ nhận được nhiều bản sao của các kế hoạch, vì sử dụng các chuyên gia tư vấn để trợ giúp về khối lượng và các dự án đặc biệt, vậy nên chúng tôi sẽ có một bộ thành phố Las Vegas, một bộ công việc và sau đó có thể có một bộ thứ ba để kiểm tra đặc biệt. Cunningham nói thêm. “Khi kết thúc dự án đó, chúng tôi sẽ phải xem qua cả hai bộ kế hoạch hoàn chỉnh và so sánh chúng, đảm bảo rằng một bộ không vô tình nhận được bản cập nhật trang tính mà bộ kia thì không — ý tôi là, toàn bộ yêu cầu đó đã được Revu loại bỏ.”
Bluebeam’s Markups List và Tool Chest đã giúp chuẩn hóa các bài đánh giá bằng cách triển khai các tiêu chuẩn đánh giá số như bảng màu để chỉ ra quy tắc, vị trí, phạm vi quyền hạn,… Điều này đã cải thiện quy trình nộp hồ sơ trực tuyến để đơn giản hóa việc nhập dữ liệu của nhân viên và giúp khách hàng dễ dàng nộp và làm việc tương tự, cải thiện thời gian sản xuất và tạo ra nhiều dự án hơn cho thành phố Las Vegas.
Trước khi ra mắt, thành phố đã ký hợp đồng với U.S CAD, Đại lý Bluebeam cấp Bạch kim để đào tạo nhân viên về Revu. “Bluebeam có một huấn luyện viên giỏi đến tận nơi và thực hiện các buổi đào tạo, hỏi đáp từ xa cho đến khi mọi người đều vận hành tốt,” Palomo nói. “Bây giờ chúng tôi có một số người dẫn đầu trong mọi bộ phận biết hệ thống này và có thể dạy những người khác cách trở thành người đào tạo cho các buổi nhóm nhỏ.”
Nhân viên và người đánh giá kế hoạch cũng tận dụng nhiều video và hướng dẫn của Bluebeam YouTube được cung cấp theo yêu cầu, cũng như thanh tìm kiếm Hỗ trợ kỹ thuật của Bluebeam trên trang web Bluebeam.
Sức mạnh của Revu (và cả sự tình cờ nữa)
Đã hoạt động các nội dung gửi trực tuyến qua Bluebeam Revu vào tháng 8 năm 2019, với mục tiêu tiếp tục cải thiện quy trình gửi trực tuyến cho khách hàng và hợp lý hóa việc nhập dữ liệu của nhân viên, điều này sẽ cải thiện thời gian sản xuất. Động thái này được chứng minh là khá tình cờ chỉ sáu tháng sau khi thế giới ngừng hoạt động vì đại dịch COVID-19.
“Số lượng của chúng tôi khoảng 15.000 đến 20.000 giấy phép một năm,” Palomo nói. “Hàng tháng, chúng tôi có thể thực hiện khoảng 1.653 đánh giá về khoảng 500 dự án. Vì vậy, khi nghĩ về 500 dự án, mỗi dự án trong số đó đều có tất cả những người đánh giá này và bùng nổ, COVID đánh trúng và chúng tôi được yêu cầu về nhà. Làm cách nào để gửi kế hoạch trên giấy cho năm người đánh giá khác nhau ở năm địa điểm khác nhau? Ý tôi là, nếu không có quyền truy cập vào Revu, tôi nghĩ rằng chúng tôi sẽ hoàn toàn bị đình trệ trong vài tuần, và các dự án tổng thể sẽ bị trì hoãn trong nhiều tháng.”
“Hãy tưởng tượng hai hoặc ba ngày chờ đợi giữa mỗi người kiểm tra kế hoạch, và họ đến nhận kế hoạch và mang về nhà, sau đó đợi hai tuần để hoàn thành và mang nó trở lại cho người tiếp theo xem xét — sau đó nó sẽ nằm trong một hoặc hai tuần nữa theo các quy trình kiểm dịch,” Palomo tiếp tục. “Đó sẽ là một cơn ác mộng, thay vào đó, Revu là một cứu cánh vì chúng tôi đã có thể đáp ứng ngay lập tức vào tháng 3 bằng cách mượn máy tính xách tay từ IT cho nhân viên cần máy tính xách tay để làm việc tại nhà và chúng tôi không lãng phí thời gian. Vì đã tích hợp Studio vào hệ thống cho phép Infor của mình, người đánh giá và khách hàng đã có liên kết đến các kế hoạch ngay tại đó, có thể tham gia Studio Session và xem xét ngay kế hoạch từ bất kỳ đâu. Theo quan điểm của mình, tôi không nghĩ rằng chúng tôi đã có bất kỳ thời gian ngừng hoạt động nào do COVID-19, ngoài khoảng thời gian chờ đợi để có được máy tính xách tay.”
Thành phố không chỉ có thể giữ cho các dự án tiếp tục hoạt động trong thời kỳ đại dịch, mà còn tiếp tục triển khai thành công bằng cách cắt giảm quy trình tám bước dựa trên giấy tờ trước đó xuống còn bốn bước, ngay lập tức loại bỏ ngày và tuần cho mỗi lần xem xét.
“Tôi đã có phản hồi tuyệt vời,” Palomo nói. “Chúng tôi đã có một khách hàng của dự án bệnh viện thực sự ước tính khoản tiết kiệm cho dự án là 4.930 đô la, chỉ đơn giản bằng cách loại bỏ giấy tờ và thời gian lái xe tiếp theo đến văn phòng. Khách hàng rất vui khi có thể nộp trực tuyến và chưa từng một lần bước vào tòa nhà của chúng tôi.”
Những người kiểm tra kế hoạch và nhân viên hành chính hiện đang sử dụng thời gian đó để làm việc hiệu quả hơn và việc tiết kiệm chi phí chỉ từ việc giảm thiểu giấy tờ đã mang lại khoản tiết kiệm sáu con số cho các khách hàng trong ngành địa phương.
Tiến về phía trước
Palomo và nhóm của cô ấy đã nhìn thấy giá trị của việc chuyển đổi số với Bluebeam và có kế hoạch tiếp tục tối ưu hóa hơn nữa quy trình đánh giá điện tử này trong tương lai.
“Chúng tôi tin rằng có giá trị rất lớn cho khách hàng và cho các cơ quan thẩm quyền,” Palomo nói. “Khách hàng tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách không phải in giấy, lái xe đến văn phòng của chúng tôi và đợi ở sảnh đợi để được hỗ trợ. Với tư cách là cơ quan thẩm quyền, chúng tôi đang đạt được hiệu quả trong việc xem xét kế hoạch và giảm khung thời gian, điều này cũng sẽ mang lại lợi ích cho khách hàng và cộng đồng nói chung. Có công nghệ này cũng cho phép chúng tôi linh hoạt và phản ứng nhanh trong mọi tình huống khẩn cấp bằng cách cho phép truy cập ngay vào các kế hoạch xây dựng.”
“Với ít giấy hơn và ít khách hàng đến văn phòng hơn, chúng tôi cũng đang giúp giảm lượng khí thải carbon đang trong quá trình xử lý. Hơn nữa, khách hàng hiện có thể nộp đơn đăng ký 24/7/365 – khoảng 30% đơn đăng ký nhận được được nộp khi các văn phòng thành phố đóng cửa. Chúng tôi đã loại bỏ hai lĩnh vực kế hoạch khác. Vẫn còn một phòng kế hoạch nhỏ với các dự án đã được cấp phép trên giấy trước khi sử dụng Bluebeam, để lại tờ giấy duy nhất còn lại trong kho của chúng tôi chứa đầy các kế hoạch lịch sử, chúng cũng sẽ sớm được số hóa và lưu trữ.”
Chia sẻ bài viết này lên:
Đăng ký
theo dõi ngay
để nhận được thư điện tử tổng hợp
tin tức mới nhất mỗi tuần từ Revu Experts Việt Nam.
Các bài viết liên quan
Tính năng Đối chiếu Tài liệu và Chồng Bản vẽ của Bluebeam
Bluebeam, với hai tính năng độc đáo của mình – Đối chiếu Tài liệu và Chồng Bản vẽ, đã đáp ứng được nhu cầu quản lý các tài liệu xây dựng.
6 Tính Năng Tuyệt Vời Của Bluebeam Dành Cho Các Chuyên Gia Kết Cấu Thép
Bluebeam có rất nhiều khả năng lý tưởng dành cho ngành công nghiệp thép, giúp đấu thầu nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Top 3 phần mềm hỗ trợ dự án xây dựng hiệu quả nhất hiện nay
Hãy cùng nhau khám phá top 3 phần mềm hỗ trợ dự án xây dựng hiệu quả nhất và cách chúng định hình bức tranh phức tạp của ngành xây dựng.
Bluebeam & Graphisoft – Nâng tầm hiệu quả thiết kế và cộng tác cho kiến trúc sư
Là một kiến trúc sư, chắc hẳn yếu tố mà bạn luôn cân nhắc khi mua phần mềm là khả năng tích hợp của nó với hệ thống và quy trình hiện có.
